規約

平成26年7月1日制定
平成26年7月1日施行

機密情報抹消事業協議会規約

第1章 総則

(名称)
第1条 本会は機密情報抹消事業協議会と称する。

(事務所)
第2条 本会の主たる事務所を東京都渋谷区に置く。

第2章 目的および事業

(目的)
第3条 本会は、セキュリティおよびリサイクルを完備した機密情報抹消事業を奨励し、推進することにより、機密情報抹消市場の健全な発展に寄与することを目的とする。

(事業)
第4条 本会は、前条の目的を達成するため、つぎの事業を行う。
(1) リサイクル対応型機密文書処理ガイドラインの普及啓発
(2) リサイクル対応型機密文書処理ガイドラインの改訂
(3) 機密情報抹消に関する情報収集および提供
(4) 機密情報抹消に関する調査研究
(5) 機密情報抹消に関する海外機関との情報交換
(6) 前各号に掲げるもののほか、本会の目的を達成するために必要な事業

第3章 会員

(構成員)
第5条 本会は、正会員、賛助会員およびユーザー会員で構成する。
2 正会員は、本会の目的および事業に賛同し機密情報抹消事業を行う法人とする。
3 賛助会員は、本会の目的および事業に賛同し協力しようとする個人または法人とする。
4 ユーザー会員は、機密情報抹消事業を行う事業者に機密文書を委託処理する法人とする。

(入会)
第6条 本会の会員になろうとするものは、別途定める入会申込書を代表幹事に提出しなければならない。
2 会員の入会可否は、幹事会の同意を得て代表幹事が決定する。
3 正会員の入会申込にあたっては、既存の正会員の推薦を必要とし、リサイクル対応型機密文書処理ガイドラインを遵守することを自己宣言する誓約書を代表幹事に提出しなければならない。
4 入会が承認された法人は、自己宣言事業者として会員名を公表することができる。
5 代表幹事は入会を申請したものに入会可否決定通知書を送付するものとする。

(入会金および会費)
第7条 会員は、幹事会が別途定める入会金および会費を納入しなければならない。
2 本会の事業活動に経常的に生じる経費以外に臨時的に発生する費用については、必要に応じて幹事会の決定により、別途徴収もあり得るものとする。

(退会)
第8条 本会を退会しようとする会員または退会勧告を受けた会員は、別途定める退会届を代表幹事に提出し、代表幹事の承認をもって退会とする。

(退会勧告)
第9条 本会の規約に著しく反し、本会の信頼を著しく損ねる行為がある場合には、代表幹事は幹事会の同意を得て当該会員に退会を勧告することができる。

(会員の資格喪失)
第10条 会員が次の各号の一に該当するときは、退会したものとみなす。
(1) 法人が解散又は破産したとき。
(2) 会員が会費を納入せず、督促後なお会費を3ヶ月以上納入しないとき。
(3) 反社会的勢力への関与が認められたとき。
(4) 会員が公民権停止を受けたとき。
2 本会は、会員がその資格を喪失しても、すでに納入した会費は返却しない。

(自己点検の実施)
第11条 正会員は、リサイクル対応型機密文書処理ガイドラインの遵守状況について毎年度末に自己点検を実施し、翌年度4月末までに事務局に報告しなければならない。
2 自己点検の最初の実施は、本会の会員となった翌年度とする。
3 自己点検は、別途定める自己点検要領により実施するものとする。

第4章 総会

(総会)
第12条 総会はすべての正会員をもって構成する。
2 総会は毎年1回以上開催する。
3 毎年開催する最初の総会は、前事業年度終了後3ヶ月以内に開催する。
4 幹事会が必要と認めた場合には臨時総会を開催することができる。
5 総会は、代表幹事が招集する。
6 総会の議長は代表幹事が務める。
7 総会における議決権は、正会員1名につき1個とする。

(権限)
第13条 総会は、つぎの事項を承認する。
(1) 役員の選任
(2) 事業報告書
(3) 収支報告書
(4) 規約の変更
(5) その他総会で承認する必要があると幹事会が決定した事項

(議決)
第14条 総会の議決は、正会員の過半数が出席し、出席した正会員の議決権の過半数をもって行う。
2 総会に出席できない正会員は、あらかじめ通知された議案について、書面または電磁的方法あるいは代理人への委任をもって議決権を行使することができる。

(議事録)
第15条 総会の議事については、議事録を作成する。
2 総会の議長および総会に出席した幹事は、前項の議事録に記名押印しなければならない。

第5章 役員

(役員)
第16条 本会につぎの役員を置く。
(1) 代表幹事 1人
(2) 副代表幹事 1人
(3) 幹事 代表幹事が指名した者で10人以内
(4) 監査 1人

(役員の職務)
第17条 役員の職務はつぎのとおりとする。
(1) 代表幹事 本会を代表し業務の執行を総括する。
(2) 副代表幹事 代表幹事を補佐する。また、代表幹事に事故があるとき又は代表幹事が欠けたときは、その職務を代行する。
(3) 幹事 幹事会を構成し、この規約が定めるところにより、職務を遂行するとともに、代表幹事および副代表幹事を補佐する。
(4) 監査 会務の執行状況を監査する。

(役員の選任)
第18条 役員は、会員の中からつぎの手続きにより選任する。
(1) 幹事会は、任期満了の1ヶ月前までに次期役員の候補を推薦し、代表幹事は書面にて会員に通知する。
(2) 前号の候補者に異議のある会員は書面にて代表幹事にその旨申し出る。
(3) 第1号の通知後2週間を経過し、前号の異議が過半数に満たない場合は、当該候補者は選任されたものとし、現役員の任期満了をもって就任する。
(4) 第2号の異議が会員の過半数を超えた場合は、幹事会は直ちに新たな候補を推薦し、第1号から第3号の手続きをとる。

(役員の任期)
第19条 役員の任期は2年とする。なお、役員の再任を妨げない。

第6章 幹事会

(幹事会)
第20条 幹事会は幹事および監査をもって構成する。
2 幹事会は、代表幹事が招集する。
3 幹事会は毎年度2回以上開催する。
4 定例幹事会は前事業年度終了後3ヶ月以内に開催するほか、必要に応じて代表幹事がこれを招集する。
5 幹事会の議長は代表幹事が務める。
6 幹事会は、この規約に別途定めるもののほか、代表幹事が本会の運営に必要と認めた事項を決定する。
7 幹事会の決議は、幹事の過半数が出席し、その過半数をもって行う。
8 幹事会の議事については、議事録を作成する。

第7章 委員会

(委員会)
第21条 本会は、事業の円滑な遂行を図るため、委員会を設置することができる。
2 委員会の組織および運営に関して必要な事項は、幹事会の決議を経て、代表幹事が別途定める。

第8章 事業報告および収支報告

(事業年度)
第22条 本会の事業年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。

(事業報告および収支報告)
第23条 本会の事業報告および収支報告については、代表幹事が作成し幹事会の決議を経て、総会の承認を得なければならない。

第9章 事務局

(事務局)
第24条 本会の事務局業務を有限会社グローバル プランニングに委託する。
2 事務局の組織および運営に関して必要な事項は、幹事会の決議を経て、代表幹事が別途定める。

第10章 補則

(委任)
第25条 この規約に定めるもののほか、本会の運営に必要な事項は、幹事会の決議を経て、代表幹事が別途定める。

協議会概要

設立趣意書